Inscription
Vous devez vous inscrire à titre d’employeur dès que vous avez des employés qui travaillent pour l’entreprise. Il est fortement conseillé de procéder à votre inscription dès que vous prévoyez cette situation afin d’éviter les délais et risquer de produire vos déclarations en retard et ainsi avoir à payer des intérêts et pénalités.
Voici les liens pour l’ouverture de vos comptes pour les retenues sur la paie :
Préparation de la paie
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour préparer les paies, le travail sera grandement facilité. Toutefois, vous devez toujours faire vos mises à jour en temps opportun afin de vous assurer que les calculs de paie se feront correctement. Habituellement, il y a toujours des modifications le 1er janvier de chaque année.
Vous devez également faire remplir par vos employés le formulaire de Déclarations des crédits personnels. Ce formulaire sert à déterminer le montant d’impôt qui sera retenu sur les paies de vos employés selon leur situation personnelle et familiale.
NOTE : Cette déclaration doit être remplie annuellement.
Si vous n’utilisez pas un logiciel, il est possible d’utiliser des calculateurs pour déterminer les retenues à faire sur chaque paie. En voici quelques-uns :
Impot Net (selon nous le plus facile à utiliser)
Avantages imposables et relevé d'emploi
Si vous versez des montants à vos employés, autres que son salaire, ou s’il privilégie de certains avantages, vous devez vous demander s’il s’agit d’un avantage imposable ou non. La raison est que s’il s’agit d’un avantage imposable, un montant devra s’ajouter à son salaire et l’employé devra payer l’impôt ainsi que certains avantages sociaux (Régie des rentes, etc.) sur ces montants. Voici des exemples d’avantages imposables :
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Allocation mensuelle fixe pour l’utilisation de sa voiture personnelle;
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La portion de certaines assurances qui est payée par l’employeur;
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L’utilisation à des fins personnelles du véhicule de l’entreprise (ex. : l’entreprise prête à son employé un véhicule qu’il utilise pour se rendre de sa résidence à son lieu de travail);¸
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L’employeur héberge gratuitement un employé dans un logement.
Relevé d’emploi
Dès qu’un employé cesse d’être à l’emploi d’une entreprise ou cesse d’être rémunéré pour une période, l’employeur doit produire le relevé d’emploi. Celui-ci peut se faire en version papier ou électronique.
Voici le lien pour les informations sur le relevé d’emploi : Assurance-emploi – Relevé
Régime volontaire d'épargne retraite (RVER) et Équité salariale
Si vous êtes employeur, vous devez vous poser la question à savoir si votre entreprise est assujettie au RVER. Présentement, les entreprises ayant 20 employés ou plus de services continus et qui n’offrent pas déjà un régime de retraite sont assujetties au RVER et doivent souscrire à un RVER. Car bien qu’on parle d’un régime « volontaire », c’est l’adhésion de l’employé qui est volontaire et non la mise en place par l’entreprise, qui elle est obligatoire si l’entreprise répond aux critères de souscription.
Pour les entreprises de moins de 20 employés, les dates de mise en place sont reportées à plus tard (voir aussi la section sur les obligations liées à une entreprise).
Vous retrouverez toute l’information sur le RVER ICI.
Équité salariale
Les entreprises visées par l’équité salariale sont celles immatriculées au Registre des entreprises du Québec (REQ) et qui y ont déclaré (dans la déclaration annuelle), 11 employés ou plus. Si votre entreprise est dans cette situation, vous devez remplir annuellement la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES). Une fois que vous avez été tenu de produire la DEMES, vous devrez la produire chaque année, même si votre entreprise n’a plus 11 employés et plus.
Vous retrouverez toute l’information sur la DEMES ICI.
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